POLITYKA PRYWATNOŚCI DATAOCTOPUS.IO

INFORMACJE OGÓLNE I DEKLARACJE

Niniejszy dokument określa zasady Polityki prywatności w serwisie prowadzonym pod adresem: dataoctopus.io -można dowiedzieć się z niego przede wszystkim w jaki sposób przetwarzane są dane osobowe w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego oraz świadczeniem przez Administratora danych osobowych jego Usług.

W dalszej części dokumentu serwis internetowy dataoctopus.io będzie określany jako: ,,Serwis”, ,,Serwis internetowy” lup ,,Data Octopus”.

Administratorem danych osobowych Użytkowników i Klientów swoich Usług (dalej jako: ,,Administrator” lub ,,Administrator danych osobowych”) jest Data Octopus spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, przy ul. Wadowickiej 8A, 30-415 Kraków, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0001010501, NIP: 6793256417, REGON: 524025419, o kapitale zakładowym w wysokości 10 500,00 zł.

Inne wyrazy użyte z dużej litery mają znaczenie nadane im w Regulaminie serwisu dataoctopus.io oraz świadczenia Usług Data Octopus dostępnym w Serwisie internetowym (,,Regulamin”).

Polityka prywatności jest nieprzerwanie dostępna na stronie internetowej Serwisu, w sposób umożliwiający jej pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie jej treści poprzez wydruk lub zapisanie na nośniku w każdym momencie.

Dane osobowe, zbierane przez Administratora, są przetwarzane zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, s. 1), zwanego dalej: ,,RODO”.

Adresatem możliwości korzystania z Usług udostępnianych przez Administratora nie są dzieci poniżej 16 roku życia. Administrator danych osobowych nie przewiduje celowego gromadzenia danych, dotyczących dzieci poniżej 16 roku życia.

Administrator dokłada szczególnych starań w celu ochrony prywatności i informacji mu przekazanych, a dotyczących przede wszystkich Klientów swoich Usług oraz Użytkowników. Z uwagi na charakter Usług oferowanych w ramach Data Octopus, Administrator przetwarza również dane, dla których nie jest administratorem danych osobowych w rozumieniu RODO, a podmiotem przetwarzającym. Dzieje się tak w szczególności w odniesieniu do danych osobowych, które powierzane mu są przez samych Użytkowników. Dzieje się tak, gdy powierzane są Administratorowi przykładowo dane osobowe klientów czy kontrahentów. W odniesieniu do takich danych to  Użytkownik lub inny podmiot będący administratorem sam określa zasady przetwarzania danych osobowych, natomiast warunki powierzenia przetwarzania danych osobowych Administratorowi regulowane są w odrębnej umowie stron, przy czym Administrator w dostępnym zakresie podejmuje wszystkie możliwe środki w celu zagwarantowania najwyższego poziomu i standardu realizowanych przez siebie Usług, w tym zabezpieczenia danych osobowych w sposób należyty.

Administrator z należytą starannością dobiera i stosuje odpowiednie środki techniczne, w tym w szczególności o charakterze programistycznym i organizacyjnym, zapewniające ochronę przetwarzanych danych, w szczególności zabezpiecza dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, ujawnieniem, utraceniem i zniszczeniem, nieuprawnioną modyfikacją, jak również przed ich przetwarzaniem z naruszeniem obowiązujących przepisów prawa.

Dodatkowo, jeśli korzystając z funkcjonalności Data Octopus Użytkownik poprosił o przedstawienie mu oferty lub innych wskazanych informacji przez Promo Traffic sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, samodzielnym administratorem danych osobowych takiej osoby będzie też ten podmiot, a informacje w tym zakresie zostaną przekazane mu odrębnie, bezpośrednio przez samą spółkę Promo Traffic sp. z o.o.

W Serwisie mogą być wykorzystywane tzw. wtyczki oraz inne narzędzi społecznościowe, w tym, w szczególności umożliwiające Klientowi posiadającemu Konto logowanie się do tego Konta z wykorzystaniem kont w serwisach społecznościowych i podobnych, takich jak: Facebook.com i Google.com. Dostawcy tych serwisów mogą również przetwarzać dane osobowe jako samodzielni administratorzy. W takim przypadku Administrator i dostawca wtyczki są współadministratorami danych osobowych.

KONTAKT Z ADMINISTRATOREM:

Kontakt z Administratorem w sprawach dotyczycących danych osobowych jest dostępny za pomocą:

• poczty elektronicznej, pod adresem e-mail: hello@dataoctopus.io,
• poczty tradycyjnej, kierowanej na adres: ul. Wadowicka 8A, 30-415 Kraków,

DANE OSOBOWE

Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych związanych z realizacją przez Administratora Usług oraz w związku z prowadzeniem Serwisu

Administrator danych osobowych przetwarza dane osobowe w następujących celach i zakresie, oraz na podstawie następujących przepisów prawa:

1. Podstawa: Dane osobowe przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO – tj. dla celów realizacji umowy, jak również podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą oraz w przypadku gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią – Administrator przetwarza dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Cel i zakres: Na tej podstawie Administrator przetwarza dane w następującym celu oraz zakresie:

• skontaktowania się z osobą, której dane dotyczą na jej żądanie w celu przedstawienia prezentacji Usługi lub oferty, umówienia spotkania, czy umożliwienia złożenia przez taką osobę zamówienia na Usługę, bądź bezpośrednio zawarcia przez Strony Umowy. W tym celu przetwarzane są dane podane w szczególności w odpowiednich formularzach w Serwisie, dane podane podczas kontaktu telefonicznego lub e-mailowego, jak: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres IP;
• działań podejmowanych w celu uzgodnienia szczegółów Usługi oraz zawarcia Umowy, obejmujące dane wskazane przez osobę, której dane dotyczą podczas nawiązania kontaktu, a takie jak: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres IP;
• w celu realizacji Usług, dostarczenia funkcjonalności czy realizacji innych świadczeń oferowanych przez Administratora – bez względu na sposób i zakres zawartej umowy. Dotyczy to zarówno Usług i funkcjonalności realizowanych i dostarczanych z wykorzystaniem zasobów informatycznych Data Octopus jak i wszelkich innych usług i świadczeń realizowanych przez Administratora. W tym celu Administrator przetwarza dane osobowe podane przez osobę, której dane dotyczą przy zawarciu Umowy oraz inne dane podane lub w inny sposób przekazane w celu realizacji Usługi, lub w związku z taką realizacją, w tym w szczególności dane takie jak imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, dane adresowe, numer NIP, dane dotyczące płatności, adres IP; W przypadku logowania się do Konta w Data Octopus za pomocą konta w zewnętrznych serwisach – również dane z tych serwisów takie jak: imię i nazwisko użytkownika;
• w celu świadczenia na rzecz danej osoby Usług i dostarczenia funkcjonalności niewymagających żadnego kontaktu, tj. przeglądanie stron www Serwisu internetowego, wyszukiwarka treści czy Usług. W tym celu Administrator przetwarza dane osobowe dotyczące aktywności takiej osoby w Serwisie internetowym, tzn. dane dotyczące przeglądanych przez nią treści czy Usług, dane dotyczące sesji urządzenia, systemu operacyjnego, przeglądarki, lokalizacji oraz unikalnego ID, adres IP.Uzasadniony interes Administratora: W przypadku przetwarzania danych osobowych w powyższych celach, prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora polega na: budowaniu i utrzymywaniu pozytywnych relacji z osobami, których dane dotyczą, w tym w szczególności odpowiedzi na ich zapytania, jak również budowane i utrzymywanie właściwego wizerunku samego Administratora oraz podnoszenia standardu oferowanych i realizowanych Usług;

1. Podstawa: W przypadku gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią – Administrator przetwarza dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Cel i zakres: Na tej podstawie Administrator przetwarza dane w następującym celu oraz zakresie:

• w celu określenia zakresu oraz prowadzenia statystyk korzystania poszczególnych funkcjonalności Data Octopus oraz Usług, ułatwienia czy innej optymalizacji korzystania z Serwisu oraz Usług czy też zapewnienia bezpieczeństwa informatycznego Serwisu oraz samych Usług. W tym celu Administrator przetwarza w szczególności dane osobowe dotyczące aktywności Użytkowników w Serwisie, w tym dotyczące korzystania z infrastruktury Data Octopus i jej poszczególnych elementów, ilości czasu spędzanego na każdej z podstron, historii wyszukiwania, kliknięć, lokalizacji, adresu IP, ID urządzenia, danych dotyczących przeglądarki internetowej oraz systemu operacyjnego Użytkownika – w przypadku Użytkownika wyłącznie odwiedzającego witrynę Serwisu. W przypadku Klientów posiadających aktywną Usługę, zakres przetwarzania danych rozszerzony jest o informacje dotyczące realizowanej Usługi i korzystania z niej przez takiego Klienta.
• w celu ustalenia, dochodzenia i egzekucji roszczeń oraz obrony przed roszczeniami w postępowaniu sądowym i innymi organami egzekucyjnymi – w tym celu Administrator może przetwarzać przede wszystkim dane osobowe podane przez Użytkownika w Serwisie, dane uzyskane podczas kontaktu z Administratorem, w tym przy składaniu zamówienia na Usługę lub Usługi, w tym dane na potrzeby zawarcia Umowy lub w związku z nią, dane dotyczące korzystaniu z Usług lub funkcjonalności (w tym dane podane lub zgromadzone w poszczególnych częściach i zasobach w Serwisie) oraz inne dane niezbędne do udowodnienia istnienia roszczenia lub które wynikają z wymogu prawnego, nakazu sądowego lub innej procedury prawnej;Uzasadniony interes Administratora: W przypadku przetwarzania danych osobowych w powyższych celach, prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora polega na: możliwości ustalenia, dochodzenia i egzekucji roszczeń oraz obrony przed roszczeniami w postępowaniu przed sądami i innymi organami państwowymi, podnoszeniu poziomu świadczonych Usług oraz efektywności i bezpieczeństwa Serwisu internetowego, jak również budowaniu i utrzymywaniu pozytywnych relacji z Użytkownikami.

1. Podstawa: w przypadku, gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią, a w przypadku gdy do przetwarzania danych osobowych była potrzebna również zgoda osoby, której dane dotyczą – na podstawie tej zgody – tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Natomiast w przypadku gdy dane osobowe przetwarzane dla celów realizacji umowy, jak również podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Dodatkowo w przypadku realizacji niektórych działań marketingowych, w tym w szczególności w przypadku wysyłki Newslettera czy innego podobnego typu komunikacji podlegającej pod określone w tym miejscu regulacje prawne, podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi również regulacja: art. 10 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204 ze zm.) oraz art. 172 Ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1648 z późn. zm.).

Cel i zakres: Na tej podstawie Administrator przetwarza dane w następującym celu oraz zakresie:

• w celu marketingu Usług Administratora oraz produktów i usług partnerów Administratora, w tym remarketingu – w tym celu Administrator przetwarza głównie dane osobowe podane przez osobę, której dane dotyczą przy zamawianiu Usługi, dane dotyczące aktywności osoby w Serwisie, w tym dane które są rejestrowane i przechowywane za pośrednictwem plików cookies, a w szczególności historia aktywności i działań w Data Octopus, w tym dane dotyczące realizowanej Usługi, dane dotyczące płatności, historia i aktywność związana z komunikacją z Administratorem, a w przypadku zapisu do Newslettera lub podobnej Usługi, w tym zamówienia usługi lub treści o charakterze cyfrowym – również dane podane podczas tego zapisu/zamówienia usługi bądź treści;
• W przypadku remarketingu, Administrator wykorzystuje również dane o aktywności osoby, której dane dotyczą w celu dotarcia do niej z komunikatami marketingowymi, w tym dedykowaną treścią poza Serwisem. W tym celu Administrator może korzystać z usług zewnętrznych dostawców dostarczających określone mechanizmy. Usługi te polegają w szczególności na wyświetlaniu komunikatów Administratora na stronach internetowych innych niż strony Serwisu. Szczegóły na ten temat można też znaleźć również w zapisach dotyczących plików cookies, określonych w odrębnym dokumencie regulującym zasady wykorzystywania tych plików, który jest dostępny w Serwisie;
• w celu wykorzystania przez Administratora w Serwisie internetowym plików cookies. W zależności od rodzaju (kategorii plików cookies) podstawą do przetwarzania danych osobowych są inne podstawa tj. pliki cookies niezbędne – podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. b RODO. W przypadku plików cookies w kategorii Analityczne, Funkcjonalne, Wydajnościowe i Reklamowe – podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w zapisach dotyczących plików cookies, określonych w odrębnym dokumencie regulującym zasady wykorzystywania tych plików, który jest dostępny w Serwisie;
• w celu badania rynku, opinii, dokonywania pomiarów i prowadzenia statystyk przez samego Administratora lub jego partnerów czy dostawców – w tym celu Administrator wykorzystuje w szczególności dane takie jak: informacje o zamówieniu lub podane podczas zamawiania Usług. Dokładne wskazówki podane są w informacji o danej ankiecie, formularzu lub w miejscu, w którym osoba, której dane dotyczą wprowadza swoje dane.

Uzasadniony interes Administratora: W przypadku przetwarzania danych osobowych w powyższych celach, prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora, w przypadkach, gdy jest on podstawą przetwarzania polega na: możliwości informowania o ofercie Administratora, w tym w szczególności oferowanych Usługach oraz budowaniu pozytywnego wizerunku, realizacji marketingu bezpośredniego produktów i Usług, jak również zapewnieniu możliwości najbardziej optymalnego korzystania z Usług, oraz funkcjonalności Serwisu internetowego oraz jego stron w ogólności i podnoszeniu ich poziomu, efektywności oraz bezpieczeństwa.

1. Podstawa: realizacja Umowy, jak również w przypadku gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią – uzasadniony interes administratora tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Cel i zakres: Na tej podstawie Administrator przetwarza dane w następującym celu oraz zakresie:

– w celu rozpatrywania reklamacji, skarg i wniosków oraz odpowiedzi na pytania Użytkowników – w tym celu Administrator przetwarza przede wszystkim podane dane osobowe w formularzu kontaktowym, na chacie oraz w innych formularzach w Serwisie internetowym, w mailu, sms, reklamacjach skargach i wnioskach, oraz pytaniach skierowanych w innej formie. W tym celu Administrator przetwarza też niektóre dane osobowe dotyczące zamówienia Usług i innych świadczonych w Serwisie internetowym Usług będące przyczyną reklamacji, skargi czy wniosku, pytania oraz dane zawarte w dokumentach dołączonych do reklamacji, skarg, wniosków i pytań;

Uzasadniony interes Administratora: W przypadku przetwarzania danych osobowych w powyższych celach, prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora polega na możliwości zgodnego z prawem rozpatrywania reklamacji, odpowiedzi na uwagi czy pytania Użytkowników, jak również podnoszeniu poziomu świadczonych Usług i budowaniu z pozytywnych relacji z nimi.

1. Podstawa: gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełniania obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO – w szczególności polegającego na realizacji przez Administratora obowiązków prawnych nałożonych przez przepisy prawa podatkowego/przepisy dotyczące rachunkowości, w szczególności w związku z rozliczeniami Usług odpłatnych.

Cel i zakres: W tym celu Administrator przetwarza przede wszystkim dane osobowe podane przez osobę, której dane dotyczą w celu złożenia i rozliczenia zamówienia na Usługi i funkcjonalności/Umowy oraz ich realizacji.

Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych inne/pozostałe

1. Podstawa: realizacja Umowy, jak również w przypadku, gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią – uzasadniony interes administratora tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (dla celów realizacji umowy, jak również podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą).

Cel i zakres: W tym celu Administrator przetwarza dane osobowe (w szczególności: identyfikatory, treść komentarzy, opinie) dotyczące osób (użytkowników) odwiedzających profile prowadzone przez Administratora w ramach mediów społecznościowych lub innych serwisów (przykładowo Facebook, Instagram, Google). Dane osobowe przetwarzane są w celu prowadzenia takich profili oraz informowania o prowadzonej przez Administratora działalności, czy udostępniania wyrażonych opinii na temat Administratora.

Uzasadniony interes Administratora: budowanie wizerunku Administratora, informowanie o prowadzonej działalności, jak również budowane pozytywnej relacji z użytkownikami, a także możliwość dochodzenia bądź obrony przed ewentualnymi roszczeniami, z zastrzeżeniem, iż niniejsza Polityka Prywatności nie stanowi regulacji związanej z przetwarzaniem danych osobowych przez administratorów w/w serwisów bądź mediów społecznościowych.

1. Podstawa: realizacja Umowy, jak również w przypadku gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią – uzasadniony interes administratora tj. na podstawie: art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

Cel i zakres: Przetwarzanie danych osobowych członków personelu kontrahentów lub klientów współpracujących z Administratorem.

W związku z zawieraniem umów w ramach prowadzonej działalności, Administrator pozyskuje dane, jak również otrzymuje od klientów czy kontrahentów dane osób zaangażowanych w realizację takich umów (np. osób uprawnionych do kontaktu, współpracujących w realizacji Usług itp.). Zakres przekazywanych danych jest w każdym wypadku ograniczony do stopnia niezbędnego dla wykonania Umowy i zazwyczaj nie obejmuje innych informacji niż imię i nazwisko oraz dane kontaktowe (służbowe e-mail czy numer telefonu).

Uzasadniony interes Administratora: Powyższe dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora oraz jego kontrahenta (w przypadku gdy przetwarzanie oparte jest na tej podstawie) polegającego na umożliwieniu prawidłowego i efektywnego wykonywania Umowy.

Takie dane mogą być ujawniane osobom trzecim zaangażowanym w realizację Umowy.

1. Podstawa: realizacja Umowy, jak również w przypadku gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią – uzasadniony interes administratora tj. na podstawie: art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

Cel i zakres: Przetwarzanie danych gromadzonych w ramach kontaktów biznesowych.

W związku z prowadzoną działalnością Administrator zbiera dane osobowe także w innych przypadkach – np. podczas spotkań biznesowych – w celach związanych z inicjowaniem i utrzymywaniem kontaktów biznesowych.

Dane osobowe zebrane w takich przypadkach przetwarzane są wyłącznie w celu, dla jakiego zostały zebrane, a Administrator zapewnia ich odpowiednią ochronę.

Uzasadniony interes Administratora: tworzenie sieci kontaktów, budowanie relacji, dbanie o pozytywny wizerunek w związku z prowadzoną działalnością.

1. Podstawa: realizacja Umowy tj. art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jak również w przypadku gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią – uzasadniony interes administratora tj. na podstawie: art. 6 ust. 1 lit. f RODO .Cel i zakres: Organizacja wydarzeń i szkoleń.

W związku z organizacją wydarzeń, w tym online lub szkoleń Administrator pozyskuje od osób zapisujących się na wydarzenia, lub szkolenie oraz w nich uczestniczących dane osobowe. Zakres przekazywanych danych jest w każdym wypadku ograniczony do stopnia niezbędnego dla organizacji wydarzenia i zazwyczaj nie obejmuje innych informacji niż imię i nazwisko uczestnika oraz adres e-mail.

Takie dane osobowe są przetwarzane w celu identyfikacji uczestników wydarzenia/ szkolenia, kontaktu z nimi oraz obsługi udziału w wydarzeniu lub szkoleniu.

Dane osobowe będą przetwarzane także w celach związanych z badaniem satysfakcji z udziału w wydarzeniu lub szkoleniu, w celach statystycznych lub przekazania uczestnikom odpowiednich potwierdzeń udziału, certyfikatów itp.

Wydarzenia lub szkolenia mogą być nagrywane – w takim przypadku uczestnik zostanie poinformowany o tym fakcie, w szczególności w komunikacie wyświetlonym w ramach narzędzia wykorzystanego przez Administratora do organizacji wydarzenia lub szkolenia online albo poprzez poinformowanie przed rozpoczęciem szkolenia lub wydarzenia stacjonarnego. Nagrania mogą zostać udostępnione w szczególności uczestnikom wydarzenia.

Uzasadniony interes Administratora: organizacja wydarzenia w związku z przesłanym zgłoszeniem udziału w wydarzeniu, jak również zbieranie informacji i prowadzenie analiz związanych z badaniem satysfakcji z udziału w wydarzeniu lub szkoleniu oraz w ogólnych celach statystycznych.

1. Podstawa prawna: przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełniania obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, oraz osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, oraz przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią – uzasadniony interes administratora tj. na podstawie: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Cel i zakres: Prowadzenie procesów rekrutacyjnych oraz zatrudnienie.

W ramach procesów rekrutacyjnych Administrator oczekuje przekazywania danych osobowych (np. w dokumentach aplikacyjnych takich jak CV lub życiorysie) jedynie w zakresie określonym w przepisach prawa pracy. W związku z tym nie należy przekazywać informacji w szerszym zakresie. W razie, gdy przesłane aplikacje będą zawierać dodatkowe dane, wykraczające poza zakres wskazany przepisami prawa pracy, ich przetwarzanie będzie oparte na zgodzie kandydata (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), wyrażonej poprzez jednoznaczną czynność potwierdzającą, jaką jest przesłanie przez kandydata dokumentów aplikacyjnych. W przypadku, gdy przesłane aplikacje będą zawierać informacje nieadekwatne do celu, jakim jest rekrutacja, nie będą one wykorzystywane ani uwzględniane w procesie rekrutacyjnym.

Dane osobowe są przetwarzane w zależności od określonej formy zatrudnienia i obejmują:

• w przypadku, gdy preferowaną formą zatrudnienia jest umowa o pracę – w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, związanych z procesem zatrudnienia, w tym przede wszystkim Kodeksu pracy – podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami prawa pracy);
• w przypadku, gdy preferowaną formą zatrudnienia jest umowa cywilnoprawna – w celu prowadzenia procesu rekrutacyjnego – podstawą prawną przetwarzania danych zawartych w dokumentach aplikacyjnych jest podjęcie działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji w zakresie danych niewymaganych przepisami prawa ani przez Administratora, a także dla celów przyszłych procesów rekrutacyjnych – podstawą prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
• w celu weryfikacji kwalifikacji i umiejętności kandydatów oraz ustalenia warunków współpracy – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• w celu ustalenia lub dochodzenia przez Administratora ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami wysuwanymi wobec Administratora – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• W zakresie, w jakim dane osobowe są przetwarzane w oparciu o wyrażoną zgodę, można ją wycofać w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. W przypadku wyrażenia zgody dla celów przyszłych procesów rekrutacyjnych, dane osobowe usuwane są nie później niż po upływie dwóch lat – o ile wcześniej zgoda nie została wycofana.

Podanie danych w zakresie określonym w art. 22(1) Kodeksu pracy jest wymagane – w przypadku preferowania przez kandydata zatrudnienia w oparciu o umowę o pracę – przez przepisy prawa, w tym przede wszystkim przez Kodeks pracy, zaś w przypadku preferowania zatrudnienia w oparciu o umowę cywilnoprawną – przez Administratora. Konsekwencją niepodania tych danych jest brak możliwości rozpatrzenia danej kandydatury w procesie rekrutacyjnym. Podanie innych danych jest dobrowolne.

Uzasadniony interes Administratora: w przypadku gdy w powyższych przypadkach postawą prawną przetwarzania danych jest uzasadniony interes Administratora, interes ten polega w szczególności na: ustaleniu lub dochodzeniu przez Administratora ewentualnych roszczeń, lub obrony przed roszczeniami wysuwanymi wobec Administratora, weryfikacja kandydatów do pracy oraz określenie warunków ewentualnej współpracy.

Spersonalizowane reklamy oraz wtyczki społecznościowe

Administrator może wykorzystywać dane osobowe w celu przygotowania i przedstawienia Użytkownikom spersonalizowanych reklam, w tym z wykorzystaniem narzędzi oraz plików cookies podmiotów trzecich, ewentualne dalsze informacje na ten temat można znaleźć w zapisach dotyczących plików cookies, określonych w odrębnym dokumencie regulującym zasady wykorzystywania tych plików, który jest dostępny w Serwisie;

Z uwagi na możliwość wykorzystania w Serwisie tzw. wtyczek społecznościowych oraz innych podobnie działających narzędzi społecznościowych, w tym umożliwiających Klientowi logowanie się do Konta w Serwisie z wykorzystaniem kont w serwisach społecznościowych i podobnych, takich jak: Facebook.com czy Google.com, dostawcy tych serwisów mogą również przetwarzać dane osobowe jako samodzielni administratorzy. Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych przez administratorów serwisów społecznościowych znajdują się na stronach internetowych poszczególnych serwisów.

W momencie odwiedzenia przez Użytkownika stron Serwisu, przeglądarka z której korzysta, może dokonywać bezpośredniego połączenia z serwerami podmiotów dostarczających te wtyczki/narzędzia, przez co podmioty te otrzymują informacje o korzystaniu przez Użytkownika ze stron Serwisu oraz m.in. jego adres IP. Informacje takie mogą być przesyłane bez względu na to, czy Użytkownik posiada konto w serwisie takiego podmiotu oraz czy jest do niego aktualnie zalogowany. Jeśli Użytkownik posiada konto u takiego podmiotu oraz jest do niego zalogowany, dodatkowo informacja ta może zostać powiązana i przypisana do jego konta w serwisie społecznościowym. W przypadku skorzystania z wtyczki, w tym w szczególności wykorzystania konta użytkownika w serwisie zewnętrznego podmiotu do logowania się do Konta w Serwisie, informacje o tym mogą być również przesyłane bezpośrednio do tego podmiotu. Pewne treści mogą być też publikowane w ramach profilu Użytkownika w serwisach społecznościowych i widoczne dla innych użytkowników takich portali, w tym w szczególności tych z którymi nawiązuje relacje.

Jeśli Użytkownik nie chce, aby dostawcy wtyczek/narzędzi/serwisy społecznościowe przyporządkowywały jego dane zebrane w trakcie odwiedzin w Serwisie  do jego profilu u danego dostawcy, to przed wizytą na stronie Serwisu powinien zadbać o wylogowanie się z tego serwisu społecznościowego. Użytkownik może również uniemożliwić załadowanie na stronie wtyczek stosując, odpowiednie mechanizmy w ramach przeglądarki z której korzysta – zgodnie z jej ustawieniami.

Administrator stara się dochowywać wszelkiej staranności w celu wyboru wyłącznie oprogramowania, w tym w/w wtyczek, pochodzących od renomowanych podmiotów, które szeroko określają swoje zasady ochrony danych osobowych.

Cele, zakres i zasady gromadzenia i dalszego przetwarzania danych osobowych przez te podmioty można znaleźć w ich zasadach ochrony prywatności. Administrator zachęca do zapoznania się z nimi, m.in. pod następującymi adresami:

http://www.facebook.com/policy.php.

https://policies.google.com/privacy;

Kategorie odnośnych danych osobowych

Administrator danych osobowych przetwarza następujące kategorie odnośnych danych osobowych:

• dane kontaktowe;
• dane dotyczące aktywności w Serwisie;
• dane dotyczące zamówień na Usługi i funkcjonalności;
• dane dotyczące realizowanych Usług;
• dane dotyczące rozliczeń – płatności;
• dane dotyczące reklamacji, skarg i wniosków;
• dane dotyczące usług marketingowych,
• dane dotyczące kontrahentów czy partnerów,
• dane pracowników, współpracowników,
• dane kandydatów.

Dobrowolność podania danych osobowych

Podanie przez osobę, której dane dotyczą wymaganych danych osobowych jest dobrowolne i stanowi warunek świadczenia Usług przez Administratora.

Czas przetwarzania danych

Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od rodzaju świadczonej Usługi i celu przetwarzania. Okres przetwarzania danych może także wynikać z przepisów powszechnie obowiązującego prawa, gdy stanowią one podstawę przetwarzania. W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora – np. ze względów bezpieczeństwa – dane przetwarzane są przez okres umożliwiający realizację tego interesu lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych. Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, dane przetwarzane są do jej wycofania. Gdy podstawę przetwarzania stanowi niezbędność do zawarcia i wykonania umowy, dane są przetwarzane do momentu jej rozwiązania lub wygaśnięcia. Dane osobowe będą usunięte w następujących przypadkach:

• kiedy osoba, której dane dotyczą zwróci się o ich usunięcie lub wycofa udzieloną zgodę;
• kiedy osoba, której dane dotyczą nie podejmuje działań przez ponad 10 lat (kontakt nieaktywny);
• po uzyskaniu informacji, że przechowywane dane są nieaktualne lub niedokładne.

Niektóre dane mogą być przetwarzane w czasie, w którym niezbędne może być dochodzenie ewentualnych roszczeń lub podjęcie obrony przed roszczeniami, dla celów dowodowych w zakresie roszczeń związanych ze świadczenie Usług przez Administratora, jak również dla celów rozpatrywania reklamacji, skarg, czy innych wniosków – do czasu przedawnienia roszczeń. Dane te nie będą wykorzystywane przez Administratora do celów marketingowych.

Dane dotyczące zamówień Usług płatnych w zakresie obejmującym dane niezbędne do prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz rozliczeń, będą przechowywane przez okres niezbędny – wynikający z przepisów powszechnie obowiązującego prawa, w tym w szczególności rachunkowych i księgowych.

Dane zebrane w ramach mechanizmów plików cookies, innych identyfikatorów internetowych oraz podobnych Administrator przechowuje przez czas odpowiadający cyklowi życia zapisanych na urządzeniach plików cookies lub do czasu ich usunięcia w urządzeniu Użytkownika przez niego samego. Szczegóły na temat czasu istnienia danego pliku cookies można znaleźć w zapisach dotyczących plików cookies, określonych w odrębnym dokumencie regulującym zasady wykorzystywania tych plików, który jest dostępny w Serwisie;

Odbiorcy danych osobowych

Zgodnie z art. 4 RODO przez odbiorcę należy rozumieć osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, któremu ujawnia się dane osobowe, niezależnie od tego, czy jest stroną trzecią.

Z uwagi na konieczność zawierania i realizacji Umów oraz realizację Usług, w tym Usług świadczonych drogą elektroniczną  dane osobowe przetwarzane przez Administratora mogą zostać przekazane następującym kategoriom odbiorców:

1. organom państwowym, np. prokuratura, Policja, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), jeżeli się o to zwrócą do Administratora, wskazując podstawę prawną swoich żądań;
2. dostawcom usług, z którymi współpracuje Administrator w tym w szczególności w celu realizacji swoich Usług tj. W zakresie realizacji Usług jak również realizacji płatności, umożliwienia korzystania z Serwisu – dostawcom odpowiedzialnym za prawidłową obsługę zasobów informatycznych Administratora, systemów teleinformatycznych, podmiotom świadczącym usługi księgowe na rzecz Administratora, Google Inc. z siedzibą w USA lub Google Ireland Ltd. z siedzibą w Irlandii, jak również innym zewnętrznym podmiotom współpracującym z Administratorem w zakresie prowadzonej działalności. W zależności od uzgodnień umownych i okoliczności, podmioty te działają na zlecenie albo samodzielnie określają cele i sposoby ich przetwarzania;
3. dane osobowe mogą być też przekazywane innym podmiotom – dostawcom narzędzi, których pliki cookies są wykorzystywane. Informacje o tych podmiotach oraz celach wykorzystania plików cookies zawarte są w odrębnym dokumencie dotyczącym plików cookies.

Szczegółowa lista dostawców może być udostępniona przez Administratora na prośbę osoby, której dane dotyczą.

Ww. dostawcy mają siedzibę głównie w krajach Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Administrator danych osobowych może zlecić określone działania uznanym podwykonawcom działającym poza terytorium EOG. Dane osobowe przekazywane poza terytorium EOG będą zabezpieczone o odpowiednie zabezpieczenia prawne tak, aby otrzymujący je dostawcy dawali gwarancję wysokiego stopnia ochrony danych osobowych. Gwarancje te wynikają w szczególności ze zobowiązania do stosowania standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję (UE) lub wiążących reguł korporacyjnych odpowiednio zatwierdzonych przez organ nadzorczy w rozumieniu RODO. Sposób zabezpieczenia danych jest zgodny z zasadami określonymi w Rozdziale V RODO. Osoba, której dane dotyczą, może zwrócić się do Administratora o przekazanie dodatkowych informacji na temat zastosowanych zabezpieczeń w tym zakresie, uzyskać kopię tych zabezpieczeń oraz informacje o miejscu ich ujawnienia. Dodatkowo o zamiarze przekazania danych osobowych poza EOG Administrator poinformuje na etapie zbierania danych osobowych.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator w ramach Data Octopus podejmuje działania mające na celu monitorowanie aktywności Użytkowników Serwisu oraz analizy tych działań, natomiast nie dokonuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji o istotnym skutku w rozumieniu RODO, w tym profilowania.

PRAWA OSOBY, KTÓREJ DANE DOTYCZĄ

Na podstawie RODO osoba, której dane dotyczą, ma prawo do:

• żądania dostępu do swoich danych osobowych;
• żądania sprostowania swoich danych osobowych;
• żądania usunięcia swoich danych osobowych;
• żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych;

Szczegóły dotyczące poszczególnych praw:

1. prawo dostępu do danych osobowych (art. 15 RODO).

Osoba, które dane dotyczą może uzyskać od Administratora informacje czy jej dane są przetwarzane oraz jeśli są przetwarzane, to ma prawo do:

• dostępu do danych;
• uzyskania informacji o celach przetwarzania, kategoriach przetwarzanych danych osobowych, o odbiorcach lub kategoriach odbiorców tych danych, planowanym okresie przechowywania danych lub o kryteriach ustalania tego okresu, o prawach przysługujących na mocy RODO oraz o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego, o źródle tych danych, o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu oraz o zabezpieczeniach stosowanych w związku z przekazaniem tych danych poza Unię Europejską;
• uzyskania kopii swoich danych osobowych.

1. prawo sprostowania danych osobowych (art. 16 RODO).

Jeżeli dane osobowe są nieprawidłowe, osoba, której dane dotyczą może żądać od Administratora niezwłocznego ich sprostowania. Może też żądać od Administratora uzupełnienia tych danych. Jeśli posiada aktywną Usługę (Plan Abonamentowy)u Administratora, swoje dane osobowe może sprostować i uzupełniać również samodzielnie po zalogowaniu się do Konta w Serwisie – w zakresie w jakim dane te są umieszczone w tym Koncie zgodnie z jego funkcjonalnościami.

1. prawo do usunięcia danych osobowych, tzw. „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17 RODO)

Osoba, której dane dotyczą może tego żądać gdy:

• jej dane osobowe przestały być niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;
• wycofała określoną zgodę, w zakresie w jakim dane osobowe były przetwarzane w oparciu o jej zgodę;
• jej dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem;
• wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych na potrzeby marketingu bezpośredniego, w tym profilowania, w zakresie w jakim przetwarzanie danych osobowych jest związane z marketingiem bezpośrednim,
• wniosła sprzeciw wobec przetwarzania jej danych osobowych w związku z przetwarzaniem niezbędnym dla wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub przetwarzania niezbędnego dla celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub stronę trzecią.

Pomimo zgłoszenia żądania usunięcia danych osobowych, Administrator może przetwarzać dane dalej w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń o czym osoba, która zgłosiła żądanie zostanie poinformowana.

1. prawo zgłoszenia żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych (art. 18 RODO).

Osoba, której dane dotyczą może tego żądać gdy:

• kwestionuje prawidłowość swoich danych osobowych – Administrator danych osobowych ograniczy przetwarzanie jej danych osobowych na czas pozwalający sprawdzić prawidłowość tych danych;
• gdy przetwarzanie jej danych jest niezgodne z prawem, a zamiast usunięcia danych osobowych osoba taka zażądała ograniczenia przetwarzania jej danych osobowych;
• jej dane osobowe przestały być potrzebne do celów przetwarzania, ale są one potrzebne w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
• gdy zgłosiła sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych – do czasu stwierdzenia czy prawnie uzasadnione interesy po stronie Administratora danych osobowych są nadrzędne wobec podstaw wskazanych w jej sprzeciwie.

1. prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych (art. 21 RODO).

Osoba, której dane dotyczą może zgłosić w dowolnym momencie sprzeciw wobec przetwarzania jej danych osobowych, w tym profilowania, w związku z:

• przetwarzaniem niezbędnym dla wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub przetwarzania niezbędnego dla celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub stronę trzecią;
• przetwarzaniem na potrzeby marketingu bezpośredniego.

1. prawo żądania przenoszenia danych osobowych (art. 20 RODO).

Osoba, której dane dotyczą ma prawo do otrzymania od Administratora swoich danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłać je innemu administratorowi danych osobowych lub zażądać aby to Administrator przesłał bezpośrednio jej dane osobowe innemu administratorowi (o ile jest to technicznie możliwe).

1. prawo cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych.

Osoba, które dane dotyczą może to zrobić w dowolnym momencie. Nie ma to  wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na podstawie jej zgody przed jej cofnięciem.

1. prawo do skargi do organu nadzorczego.

Jeżeli osoba, które dane dotyczą, sądzi, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza RODO, ma prawo złożenia skargi do organu nadzorczego, w szczególności w państwie członkowskim swojego zwykłego pobytu, swojego miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia.

W Polsce organem nadzorczym właściwym w sprawie ochrony danych osobowych jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

Sposób realizacji praw:

Wszystkie swoje prawa można realizować, kontaktując się z Administratorem pod adresami kontaktowymi wskazanymi w niniejszej Polityce.

Administrator bez zbędnej zwłoki – a w każdym razie w terminie miesiąca od otrzymania żądania – udzieli informacji o działaniach podjętych w związku ze zgłoszonym przez daną osobę żądaniem. W razie potrzeby termin miesięczny może być przedłużony o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań. W każdym wypadku Administrator poinformuje o takim przedłużeniu w terminie miesiąca od otrzymania żądania z podaniem przyczyn opóźnienia.